Використання пакету Google Apps for Education (G Suite for Education) в системі управління навчальним закладом

Когда очевидно, что цель недостижима, 

не изменяйте цель — изменяйте свой план действий

Конфуций

Використання пакету Google Apps for Education (G Suite for Education) в системі управління навчальним закладом

Сучасна освітня установа як система стає більш складніша: зростає розмаїття зовнішніх зв'язків, відбувається ускладнення структури самого навчального закладу, динамічно міняється розмаїття завдань, які стоять перед освітньою установою. Успішна діяльність сучасних шкіл багато в чому залежить від того, в якому ступені керівник і його заступники володіють інформацією, як швидко вони можуть її обробляти і доводити до відома учасників навчального процесу.

У зв'язку з цим необхідно формувати систему управління на основі використання інформаційних технологій, здійснювати нові підходи до інформаційного забезпечення управлінської діяльності.

Нині впровадження ІТ в систему управління находить все більше застосування і набуває все більшого значення для вдосконалення управління роботою закладу, більше того, воно є ключем до рішення проблем, пов'язаних з підвищенням ефективності управлінської діяльності.

Серед ІТ, впроваджуваних в Балабинському НВК «Престиж» Запорізького району Запорізької області, значна роль належить автоматизації офісних операцій: корпоративна електронна пошта, факсимільний зв'язок, автоматизовані робочі місця, автоматизовані інформаційні системи управління, «хмарні технології» і технологічні можливості проведення он-лайн, відео-конференцій. Потужним інструментом автоматизації управління освітньою установою є Google Apps.

Google Apps - середовище, яке надає такі засоби спільної роботи як:

― поштовий сервіс Gmail;

― клієнт обміну миттєвими повідомленнями Google Talk;

― календар Google Calendar;

― засоби для роботи з документами і електронними таблицями Google Диск;

― редактор сторінок від Google (який дозволяє швидко створити і опублікувати потрібну інформацію).

Рис 1.2.1. Google рішення для колективної роботи та  інфообміну

За допомогою сервісу Google Apps в закладі створена корпоративна електронна пошта. Усі користувачі відносяться до тих або інших груп, що дозволяє здійснювати інформаційні розсилки різним категоріям користувачів, коректно організовувати спільну роботу з документами та ін. Кожен співробітник може відноситися до декількох категорій користувачів (наприклад, одночасно класний керівник, член методичної комісії, член профспілки і співробітник початкової школи).

Крім того, застосування Google Apps для організації електронної корпоративної пошти дозволяє використати прозору загальну адресну книгу закладу.

Для повідомлень, що входять, від різних організацій створена окрема поштова скринька (секретар).

Служби Google Apps, зокрема Google Диск, дозволили вирішити проблеми недостатньої оперативності, децентралізованого зберігання документів, спотворення інформації в ході передачі від користувача до користувача, надали широкі можливості для спільної роботи над документами.

Для того, щоб зробити роботу з документами зручнішою і продуктивнішою для групи співробітників, доступні наступні можливості:

―         управління версіями документу (проміжні версії документу створюються системою автоматично досить часто і, крім того, кожного разу, коли користувач зберігає документ; доступна функція порівняння двох вибраних версій, що дозволяє легко відстежувати зміни, які були внесені черговим редагуванням документу);

―         управління доступом до документу (можна запрошувати користувачів системи до спільної роботи з документом, вказуючи, які права надаються користувачеві: тільки перегляд документу або редагування; влаштовувати чат для обговорення змін в документі, які будуть видимі усім учасникам обговорення; можливість публікації документу з постійною адресою, що дозволяє будь-якому співробітникові домена діставати доступ до документа, архівувати документи, які вже приведені в їх фінальний стан, але ще можуть знадобитися).

З допомогою Google Диску співробітники можуть спільно працювати в режимі реального часу над документами, звітами, проектами. Робота організовується на рівні, достатньому для того, щоб працювати ефективно і швидко діставати доступ до загальної інформації.

Практика показує, що впровадження ІТ в систему управління навчальним закладом дозволяє впливати на ефективність управління, полегшує працю адміністратора. Переваги ІТ проявляються при обробці великих об'ємів інформації, проведенні моніторингу, складанні розкладу заняття та інше.

В основі використання ІТ в управлінні навчальним закладом з метою вдосконалення процесів управління лежать наступні принципи:

― комплексна автоматизація основних інформаційних процесів;

― легкий і зручний доступ до інформаційних ресурсів;

― готовність до використання нових інформаційних технологій в освітній діяльності на усіх рівнях, від керівника до вчителів та учнів та їх батьків;

― технічна оснащеність усіх рівнів системи управління навчальним закладом.

Таким чином, використання в управлінській діяльності ІТ дозволяє:

―         знизити трудові витрати на роботу з документами;

―         зменшити час на ухвалення управлінських рішень;

―         підвищити ефективність управлінського рішення;

―         підвищити комунікативну (інформаційну) культуру управління.

Найбільш вірогідний шлях до успіху - особиста зацікавленість. Якщо керівник реально побачить, що його праця буде полегшена, а школа стане успішніша, процес рушить, якщо ні - ніякі заклики не допоможуть.